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Gibt es in USA wirklich kein Handelsregister?

Der Autor, Carlos Galaniuk, ist deutschsprachiger Rechtsanwalt in Florida und auf US Gesellschaftsgründung, Handelsrecht und US Unternehmensrecht spezialisiert. Er bietet Rechtsberatung beim Unternehmenskauf, bei Firmenübernahmen und Firmenkauf.
www.galaniuklaw.com

Einleitung. In den USA tätige Geschäftsleute aus Deutschland kennen die „Division of Corporations“, eine Behörde des Department of State. Dort haben sie z.B. Unterlagen eingereicht, um eine Gesellschaft zu gründen (z.B. LLC oder Corporation), oder um ihre Jahresmeldung (Annual Report) einzureichen. Oft wird vermutet, dass die Division of Corporations bzw. das dort geführte Register („DOS“) mit dem deutschen Registergericht bzw. dem dort geführten Handelsregister („HR“) vergleichbar ist. Diese Annahme ist jedoch nicht ganz richtig. Dieser Aufsatz vergleicht das DOS mit dem HR. Er soll deutschen Geschäftsleuten eine Orientierungshilfe im Registerrecht der USA am Beispiel des Staates Florida geben. Nachfolgend werden zu diesem Zweck (1) die Eigenart des DOS, (2) konstitutive (rechtsbegründende) und deklaratorische (rechtbekundende) Anmeldungen/Eintragungen, (3) die Publizitätswirkung und (4) das Anmeldungsverfahren vergleichend abgehandelt.

1. Eigenart des DOS. Das DOS und das HR sind in ihrem Wesen unterschiedlich. Das DOS sammelt eingereichte Unterlagen und publiziert sie. Die eingereichten Unterlagen werden aber grundsätzlich nicht geprüft und die mitgeteilten Informationen werden nicht aufgearbeitet. Das DOS nimmt keine „Eintragungen“ in ein Register vor, sondern archiviert (record) die eingereichten Unterlagen lediglich und macht den Inhalt dieser „Archive“ dann elektronisch öffentlich zugänglich über www.sunbiz.org. Es entsteht deshalb auch kein Registerinhalt, über den ein Registerauszug erstellt werden könnte. Demgegenüber ist das HR ein tatsächliches Register, das Unterlagen sammelt, in gewissen Grenzen prüft, auswertet und die Kerndaten als solche erfasst. Der Registerinhalt, Registerauszüge und eingereichte Unterlagen werden publiziert und sind öffentlich zugänglich, mittlerweile auch elektronisch. Es gibt also wesentlich Unterschiede zwischen dem DOS und dem HR im Hinblick auf die Registerführung und den Umgang mit eingereichten Unterlagen. Der Einfachheit halber wird nachfolgend gleichwohl sowohl beim DOS als auch bei HR von „Einträgen“ in das Register gesprochen, auch wenn es sich im Einzelfall tatsächlich nur um eine Anmeldung von Tatsachen oder um eine Einreichung und Archivierung von Unterlagen handeln sollte.

2. Konstitutive und deklaratorische Eintragungen. Es ist zu unterscheiden zwischen konstituitiven (rechtsbegründenden) und deklaratorischen (rechtsbekundenden) Eintragungen. Konstitutiv ist eine Eintragung, wenn die einzutragende Handlung (z.B. die Errichtung einer GmbH) erst mit der Eintragung wirksam wird. Deklaratorisch ist eine Eintragung, wenn die einzutragende Handlung (z.B. die Berufung des Geschäftsführers einer GmbH) unabhängig von der Eintragung wirksam wird. Anmeldungspflichtige Handlungen oder Tatsachen sind häufig konstitutiv, nur anmeldungsfähige Tatsachen deklaratorisch.

a. Gründung. Sowohl in Deutschland als auch in Florida wird die Gründung einer Kapitalgesellschaft und einer Kommanditgesellschaft (limited partnership) als solcher erst mit der Eintragung der Gesellschaft ins DOS bzw. HR wirksam (siehe z.B. §11 Abs. 1 GmbHG, §§106, 123 Abs. 2, 161 Abs. 2, 172 HGB , §607.0203 Fl Stat bzg. „Corporations“, §608.409 Fl Stat bzg. „LLCs“, §620.1201 Fl Stat bzg. „Limited Partnerships“). Die Eintragung ist für die Gründung also konstitutiv, vor der Eintragung besteht nur eine Vorgesellschaft. Das einzelkaufmännische Unternehmen (sole proprietor) und die offene Handelsgesellschaft (general partnership) entstehen dagegen bereits mit Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Hinsichtlich der Firmierung des Einzelkaufmanns und der offenen Handelsgesellschaft gibt es kleine Unterschiede zwischen dem DOS und dem HR. Die Firma ist der Name, unter dem ein Kaufmann oder ein Unternehmen im Geschäftsverkehr auftritt. Die Firma ist in Deutschland anmeldepflichtig gemäß § 29 HGB. In Florida ist die Firma nur anmeldepflichtig, sofern keine Personalfirma verwendet wird, d.h. sofern der Name des Inhabers nicht Bestandteil der Firma des Unternehmens ist. Hier geht es dann um einen sog. „Fictitious Name“, der zwecks Verkehrs- und Vertrauensschutz anmeldepflichtig ist (§865.09 Fl Stat).

b. Organe. Sowohl in Deutschland als auch in den USA hat die Anmeldung von Organen bzw. Geschäftsführern lediglich deklaratorische Wirkung. Dennoch sind Organe bzw. Geschäftsführer sowohl im HR als auch im DOS anmeldepflichtig. Beim DOS gibt es von dieser Anmeldepflicht aber einige Ausnahmen, die den Verkehrs- und Vertrauensschutz beeinträchtigen. So kann eine Kapitalgesellschaft (Corporation) wirksam gegründet werden, ohne dass die Organe in den zum DOS eingetragenen Gründungsunterlagen erwähnt werden. Erst bis zu einem Jahr später, d.h. spätestens mit der ersten Jahresmeldung (Annual Report), müssen die Organe mitgeteilt werden. Auf den eingereichten Gründungsunterlagen, wie auch auf der Jahresmeldung einer LLC muss nur ein manager (Geschäftsführer) oder managing member (geschäftsführender Gesellschafter) mitgeteilt werden, auch wenn es noch weitere manager oder managing members gibt. Die gesetzlich zur Vertretung befugten Organe einer LLC sind aus dem DOS daher nicht zuverlässig vollständig zu ersehen.

3. Publizitätswirkung ggü Dritten. Nachfolgend wird die Publizitätswirkung von Eintragungen im HR bzw. DOS gegenüber Dritten verglichen. Die Publizitätswirkung hat eine besondere Bedeutung, wenn geprüft werden soll, ob das Unternehmen wirksam vertreten wurde.

a. Deutschland. Das HR genießt öffentlichen Glauben gemäß §15 HGB. Nach § 15 Abs. 2 muss jeder Dritte eingetragene und bekanntgemachte Tatsachen gegen sich gelten lassen. Nach § 15 Abs. 1 HGB kann eine in das HR einzutragende Tatsache, solange sie nicht eingetragen und bekanntgemacht worden ist, von demjenigen, in dessen Angelegenheiten sie einzutragen war (d.h. wer durch sie irgendwie entlastet oder von der Haftung befreit werden soll), einem Dritten dagegen nicht entgegengesetzt werden, es sei denn, dass sie diesem bekannt war („negative Publizität“). Dritte können sich also auf das Schweigen des HR verlassen. Die positive Publizitätswirkung (§ 15 Abs. 3 HGB) bedeutet, dass Dritte sich auf die Richtigkeit von Eintragungen verlassen können („positive Publizität“).

b. Florida. Ob ein Dritter sich auf eine Tatsache verlassen darf bzw. ob ein Dritter eine Tatsache gegen sich wirken lassen muss, entscheidet sich nach dem Recht des Staates Florida (common law) oft danach, ob der Dritte positive Kenntnis hatte (actual knowledge) oder ob er diese bei der Anwendung der verkehrsüblichen Sorgfalt hätte haben müssen (constructive knowledge). Dies kann auch damit zusammenhängen, ob derjenige, der sich entlasten oder von einer Haftung befreien möchte, einen Rechtschein geduldet (Duldung) hat oder hätte erkennen müssen (Anschein). Die normale, negative und positive Publizitätswirkung wird somit unter Berücksichtigung der Gutgläubigkeit bestimmt. Im Zusammenhang mit dem DOS ist die Rechtfolge, dass Dritte sich normalerweise sowohl auf Eintragungen im DOS als auch auf das Schweigen des DOS verlassen können, solange der Dritte gutgläubig ist. War ein Organmitglied zum Beispiel bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts im Namen des Vertretenen bereits abberufen und war die Abberufung nicht im DOS gemeldet, dann hat das abberufene Organmitglied gegenüber dem Dritten „apparent authority“ und der Dritte darf sich auf die Vertretungsmacht verlassen. Wegen dieser negativen Publizitätswirkung sollten solche Tatsachen, ähnlich wie in Deutschland, immer sofort gemeldet werden. Es sei hier noch angemerkt, dass die Informationen im DOS nicht lückenlos sind. Daher ist es in der Praxis in den USA üblich, sich nicht auf die Publizitätswirkung zu verlassen. Stattdessen legt eine Gesellschaft bei wesentlichen Rechtsgeschäften ein sogenanntes „officer’s certificate“ vor, worin die Gesellschaft die Vertretungsbefugnisse der Vertreter bestätigt. 

4. Anmeldungsverfahren. Die Zuverlässigkeit des HR wird dadurch erhöht, dass Anmeldungen gemäß §12 HGB in öffentlich beglaubigter Form erfolgen müssen. Dabei wird die Echtheit der Unterschrift einer anmeldungsberechtigten Person unter der Anmeldung (nicht deren Erklärungsinhalt) vom Notar beglaubigt. Der Notar reicht die Anmeldungen elektronisch ein. Missbrauchsfälle sind im Prinzip präventiv ausgeschlossen. Im Gegensatz dazu kann in den USA jede Person eine Anmeldung vornehmen. Ein Missbrauchsfall kann in den USA daher nur nachträglich berichtigt werden. Die Zuverlässigkeit des HR wird zudem durch eine, allerdings beschränkte Prüfung der Richtigkeit des Inhalts durch das Registergericht gefördert. Eine Pflicht des Registergerichts zur Prüfung besteht nach §§ 26, 382 FamFG, wenn entweder die formalen Mindestanforderungen für eine Eintragung nicht erfüllt sind oder wenn begründete Zweifel an der Wirksamkeit der zur Eintragung angemeldeten Erklärungen oder der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsachen bestehen (BGH, 21.06.2011 - II ZB 15/10). In Florida gilt genau das Gegenteil: Gemäß §607.0124(4) ist die Aufgabe des DOS lediglich „ministerial“. Es ist also keine (wesentliche) Prüfung vorgesehen bzw. das DOS ist nicht zur Amtsermittlung verpflichtet.

Fazit: Es gibt in den USA kein Handelsregister. Aber es besteht ein System, das in Teilen auch die Funktion eines Handelsregisters erfüllt. Aus dem DOS können Informationen über Unternehmen elektronisch abgerufen werden. Im Gegensatz zu Deutschland, wo das Handelsregister fast einen unbedingten öffentlichen Glaube genießt, kann bei dem DOS der öffentliche Glaube jedoch nur bedingt abgeleitet werden. Ein Norm wie §15 HGB existiert nicht. Oft muss das Vertretungsrecht (agency law) aus einer nicht immer übersichtlichen Rechtsprechung ermittelt und angewendet werden, um zu klären, ob eine wirksame Vertretung vorliegt. Demgegenüber steht in Florida das „business-friendly“ Geschäftsklima und die Einfachheit der Abläufe im Vordergrund.

© 2012 Galaniuk Law

 

 

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